Existen diversas soluciones de software de POE que brindan a la gerencia las herramientas para documentar, registrar y convertir los procedimientos en acciones laborales comprensibles. Un software eficaz debe brindar a los trabajadores el apoyo que necesitan para optimizar su rendimiento laboral.
Hemos elaborado una lista de características que debe tener o realizar un software SOP básico:
Centro centralizado para procedimientos operativos estándarUn sistema unificado debe contar con una plataforma centralizada a la que los trabajadores puedan acceder para buscar y encontrar documentos actualizados en un solo lugar. Esto garantiza que los empleados encuentren lo que necesitan cuando lo necesitan.
Flujos de trabajo de aprobación de SOPLos POE deben pasar por un proceso de control de calidad para garantizar que los productos cumplan con los requisitos antes de su distribución al cliente. Un programa adecuado debe registrar quién aprueba qué, de modo que exista un registro de auditoría claro de qué procedimientos se aprobaron y cuándo. Esto ayuda a eliminar cualquier confusión en torno a los procedimientos y constituye un método fiable de registro de referencia en caso de rotación de personal.
Capacidades para compartir y otorgar permisosCualquier software de POE digital que elija debe contar con privilegios de uso compartido y permisos, a la vez que protege los documentos confidenciales contra accesos no autorizados. Contar con procedimientos fácilmente accesibles garantiza una colaboración de calidad entre todos los trabajadores involucrados en un proyecto.
Plantillas de SOPEl software debería incluir plantillas estándar. Estas le ahorrarán tiempo en la creación de documentos y le darán una mejor idea de cómo son los procedimientos operativos estándar (POE).
Capacidad para estandarizar procedimientos internosUn sistema operativo debe ser capaz de organizar y estandarizar eficazmente los procedimientos durante cada etapa del proceso de creación de documentos, incluyendo la actualización y la auditoría. Esto puede mejorar drásticamente la forma en que las plantas de fabricación crean los POE y, a largo plazo, generar una mejor documentación.
Módulo de capacitación y certificación de empleadosUn programa de software eficaz debe incluir un módulo que indique a los trabajadores qué cursos de capacitación deben completar para demostrar que comprenden el material del POE. El seguimiento de esta información también ayuda a la gerencia a comprender mejor quién no cumple con las directrices del POE y cómo subsanar las deficiencias de conocimiento.
